Mae e-bost wedi datblygu’n un o’r ffyrdd mwyaf cyffredin o anfon a derbyn gwybodaeth ac, oherwydd bod pobl mor gyfarwydd â’i ddefnyddio, mae’n hawdd bod yn esgeulus wrth agor negeseuon neu ffeiliau o ffynonellau nad ydych chi’n gyfarwydd â nhw. Un o’r ffyrdd mwyaf cyffredin o drosglwyddo feirysau cyfrifiadurol, ysbïwedd neu raglenni cofnodi bysellau i gyfrifiadur personol yw trwy e-bost – yn bennaf ar ffurf atodiadau.

Fel rheol, ni ddylech agor unrhyw atodiad mewn e-bost o ffynhonnell nad ydych chi’n gyfarwydd â hi. Mewn llawer o achosion, ni ddylid agor yr e-bost ei hun – yn enwedig os ydych chi’n teimlo bod y tarddiad yn amheus neu fod y pwnc yn anghyffredin.

Mae e-bost sbam yn broblem arall – ac er nad yw pob e-bost sbam o reidrwydd yn fygythiad i ddiogelwch eich busnes, mae’r pentyrrau o sbam a dderbynnir yn ormod i rai pobl. Gall sbamwyr gael gafael ar eich cyfeiriad e-bost mewn sawl ffordd – gallant hyd yn oed fod wedi ei ddyfalu gan fod llawer o draffig sbam yn cael ei anfon i gyfeiriadau e-bost ar hap yn y gobaith y bydd rhai ohonynt yn ddilys. Gallwch leihau’r tebygolrwydd y byddwch yn derbyn negeseuon sbam mewn sawl ffordd:

Ceisiwch osgoi rhoi’ch cyfeiriad e-bost llawn ar wefannau neu fforymau cyhoeddus ar y rhyngrwyd – mae llawer o sbamwyr yn rhedeg cymwysiadau meddalwedd sy’n pori drwy’r we yn chwilio am gyfeiriadau e-bost ar wefannau fel hyn. Os oes rhaid i chi gofnodi’ch manylion e-bost yn gyhoeddus, ceisiwch newid ymddangosiad eich cyfeiriad. Er enghraifft, gyda’r cyfeiriad ‘rhywun@xyz.org’, dylech roi ‘rhywun-at-xyz-dot-org’. Bydd hyn yn ei gwneud hi bron yn amhosibl i raglenni sganio awtomatig adnabod y cyfeiriad a’i gofnodi, er y bydd y rhan fwyaf o bobl sydd angen anfon e-bost atoch yn ei ddeall.

Ystyriwch ddefnyddio cyfrif e-bost eilaidd at ddefnydd cyhoeddus neu wrth gofrestru ar gyfer gwasanaethau ar-lein. Hwyrach y byddwch chi’n dal i dderbyn sbam ond, os bydd pethau’n mynd o ddrwg i waeth, gallwch ddileu’r cyfrif hwn a dechrau un arall, heb effeithio ar eich cyfeiriad e-bost gwreiddiol.

Peidiwch byth ag ymateb i e-bost sbam – hyd yn oed os yw’r testun yn cynnwys dewis ‘remove’. Bydd hyn yn dilysu’ch cyfeiriad e-bost a byddwch yn fwy tebygol o dderbyn mwy o negeseuon sbam nag erioed o’r blaen. Anwybyddwch a dilëwch yr e-bost. Os yw’r holl negeseuon sbam yn peri pryder i chi, neu os ydych chi’n treulio llawer o amser yn eu dileu, efallai y dylech ystyried un o’r pecynnau meddalwedd ‘hidlo sbam’ sydd ar gael yn eang.

Fel gyda sbam, ni ddylech ymateb i unrhyw e-bost rydych chi’n ystyried ei bod yn amheus. Hwyrach y bydd negeseuon e-bost sy’n honni eu bod yn dod o fanc, cymdeithas adeiladu neu sefydliad masnachol mawr arall fel ‘ebay’ yn amheus gan eu bod yn gofyn i chi nodi’ch gwybodaeth ddiogelwch neu’ch cyfrineiriau – rhywbeth y byddai’r rhan fwyaf o sefydliadau byth yn gofyn i chi ei wneud. Gall negeseuon eraill gynnig gwobr fawr am helpu unben Affricanaidd i wyngalchu rhywfaint o’i arian! Fel rheol, os ydych chi’n ansicr ynglŷn â dilysrwydd unrhyw e-bost, neu os nad ydych chi wedi clywed am y ffynhonnell, dilëwch y neges. Mae gan y rhan fwyaf o sefydliadau busnes neu ariannol mawr bolisi e-bost ar eu gwefannau, ac mae’n werth gwirio’r polisi hwn am wybodaeth bellach.